Zoals we weten, een Condominium Vereniging heeft veel taken en verplichtingen te vervullen, waaronder het innen van aanslagen en het handhaven van de voorziening van de Condominium-documenten.(1) Bovendien is de Vereniging heeft ook nog een heel belangrijke taak: het onderhoud en de reparatie van de gemeenschappelijke elementen. Deze plicht is niet alleen relevant voor de esthetiek en het onderhoud van het uiterlijk van het condominium, maar omvat ook veiligheidsoverwegingen. Een bestuur van een Vereniging die haar onderhouds- en reparatieverplichtingen negeert of deze anderszins niet serieus genoeg neemt, stelt de Vereniging bloot aan mogelijke aansprakelijkheid voor claims van mede-eigenaars en anderen die naar het condominium komen. Dit artikel zal zich concentreren op enkele belangrijke kwesties waarmee besturen rekening moeten houden bij het nakomen van hun onderhouds- en reparatieverplichtingen, en zal ook ingaan op de gevolgen van het verwaarlozen van dergelijke taken en het niet tijdig ondernemen van actie.
Bij een onderhouds- en/of reparatieprobleem gaat het er natuurlijk om te bepalen of het betreffende gebied inderdaad een item is waarvoor de Vereniging onderhouds-, reparatie- en/of vervangingsplicht heeft. Dit is misschien niet zo eenvoudig als het klinkt. Terwijl de Master Deed voor het condominium over het algemeen de algemene en beperkte gemeenschappelijke elementen van het condominiumproject zal definiëren en de bijbehorende onderhouds- en reparatieverantwoordelijkheden van de mede-eigenaars en de Vereniging zal afbakenen, kan het item dat gerepareerd moet worden soms in een “grijze gebied”, waardoor het onduidelijk blijft wie de verantwoordelijkheid heeft voor de reparatie. Hoewel de Master Deed bijvoorbeeld kan bepalen dat de Vereniging de plicht heeft om de structuur van de vloer tussen unitniveaus te behouden, moet u overwegen wat er gebeurt als een mede-eigenaar de Vereniging verzoekt om een vloer in zijn unit te repareren die constant piept wanneer erop gelopen wordt . De vraag rijst dan: Is een piepende vloer een structureel probleem, dat de Vereniging moet verhelpen, of een “cosmetisch” probleem dat aan de mede-eigenaar wordt overgelaten? Bij het omgaan met een reparatieverantwoordelijkheid die in zo’n “grijs gebied” valt, doet de Raad er verstandig aan advies en hulp in te winnen van zijn juridisch adviseur en professionals in de bouwsector. Nalatigheid of uitstel door het bestuur bij het aanpakken van het probleem leiden uiteindelijk tot juridische stappen door een gefrustreerde mede-eigenaar om de reparatieverantwoordelijkheden van de vereniging af te dwingen, wat ertoe leidt dat de vereniging op zijn minst advocaatkosten en kosten moet maken om de rechtszaak te verdedigen.
Verenigingen kunnen het nuttig vinden om een ”reparatiematrix” te maken in de vorm van een schema dat kan dienen als een snelle referentiegids voor het bepalen van de onderhouds- en reparatieverantwoordelijkheden van de Vereniging en mede-eigenaars. Dit schema moet worden voorgelegd aan de advocaat van de Vereniging ter beoordeling en voor eventuele toevoegingen of correcties.
Zodra het bestuur bepaalt dat de Vereniging verantwoordelijk is voor het onderhoud of de reparatie van een bepaald gebied, moet het de reikwijdte van het benodigde onderhoud/reparatie grondig evalueren en schattingen verkrijgen van erkende aannemers. Het is duidelijk dat deze stap minder gecompliceerd is wanneer het gaat om eenvoudig of routinematig onderhoud, zoals het schilderen van de buitenkant van gebouwen, in tegenstelling tot bijvoorbeeld het probleem van verslechterende wegen of daken. Sommige aannemers kunnen andere reparatiemethoden voorstellen dan andere om het probleem op te lossen. Het is dan de taak van het bestuur om te bepalen welke reparatieaanpak gevolgd moet worden. Hoewel het bestuur niet noodzakelijkerwijs gedwongen is om de duurste reparatie te kiezen, wil het bestuur misschien twee keer nadenken over het kiezen van de goedkoopste reparatie die slechts een “pleister” -oplossing vertegenwoordigt die uiteindelijk geen goede reparatie blijkt te zijn. Hoewel de kosten een belangrijke overweging zijn, mogen ze niet de enige basis voor de beslissing zijn. Omgekeerd kunnen fondsen van de vereniging op korte termijn alleen maar leiden tot de uitgave van nog meer geld om een mislukte “reparatie” recht te zetten.
Misschien wel het belangrijkste dat het bestuur moet doen, is snel actie ondernemen. Het tijdsbestek waarbinnen het bestuur dient te handelen wordt uiteraard bepaald door het type onderhoud of reparatie dat nodig is. Routinematig onderhoud in verband met het uiterlijk van het condominium is minder urgent dan het aanpakken van mogelijke veiligheidsproblemen of omstandigheden die kunnen leiden tot schade aan de gemeenschappelijke elementen of de eenheid van een mede-eigenaar. Zo vereisen trottoirs die deinend zijn en een struikelgevaar vormen snellere actie dan het plannen van het opnieuw schilderen van borden of gebouwen. Voor die reparaties die nodig zijn om veiligheidsrisico’s te corrigeren of om schade aan de gemeenschappelijke elementen of eenheden te voorkomen, moet het bestuur snel actie ondernemen en enige bezorgdheid over de beschikbaarheid of besteding van fondsen mag geen ernstige belemmering vormen voor vooruitgang met corrigerende maatregelen. Als de Raad werkelijk aandacht heeft besteed aan zijn taken, zou er een reservefonds beschikbaar moeten zijn voor eventuele grote reparaties. Het bestuur heeft de wettelijke taak zorg te dragen voor voldoende reserveringen voor groot onderhoud en vervanging van gemeenschappelijke elementen. Het niet aanleggen van reserves is een schending van de fiduciaire plicht van het bestuur. Als dergelijke reserves niet opzij worden gezet, zal een rechtbank waarschijnlijk niet erg gunstig luisteren naar een Vereniging die beweert niet over het geld te beschikken om een reparatie uit te voeren, waarbij het uitblijven van een reactie resulteerde in een verwonding van een mede-eigenaar of schade aan een eenheid van mede-eigenaar.
